资料信息管理系统的设计与实现

摘  要
资料管理系统是典型的信息管理系统，其主要开发包括后台数据库的建立和维护，以及前端应用程序的开发两个方面。对于前者要求建立起数据库一致性和完整性强，数据安全性好的库。而后者则要求应用程序功能完备，易使用等特点。因此，本人结合资料管理系统的要求，对Visual Foxpro数据库管理系统，VFP语言原理，VFP数据库技术进行了较深的学习和应用。主要完成对资料管理系统的要求分析，功能模块划分，并由此设计了数据库结构和应用程序。系统运行结果证明，本人所设计的资料管理系统可满足借阅者、资料室资料工作人员和高级管理三方面要求。

系统开发采用Microsoft公司的Visual Foxpro 6.0，利用其强大的可视化界面功能及对数据库的支持，先构造一个原型，逐步增加功能，最终满足需求。系统中大量采用SQL查询语句，界面友好，功能较强。不足的地方是当数据访问量大时，将致使性能的下降，且不利于数据的有效共享，在以后改进的中应考虑采用SQL SERVER作为数据库，解决访问速度及数据共享的问题。该系统性能力求易于使用，具有较高的扩展性和可维护性。

 关键字：关系数据库   Visual Foxpro 6.0     SQL  资料管理系统，系统开发，信息系统

当今世界是飞速发展的信息时代，在各行各业中离不开信息处理，这正是计算机被广泛用于管理系统的环境。计算机的最大好处在于利用它能够进行信息管理。使用计算机进行信息管理控制，不仅提高了工作效率，而且大大提高了其安全性。
尤其对于复杂的信息处理，计算机能够充分发挥它的优越性。计算机进行信息管理与信息管理系统的开发密切相关，系统的开发是系统管理的前提。本系统就是为了管理好资料信息而设计的。
资料室是一个信息资源的集散地，资料和用户借阅资料繁多，包含很多信息数据的管理，现今有很多公司的资料室都初步开始使用，甚至尚未使用计算机进行信息管理。根据调查得知，他们以前对信息管理的主要方式基于文本、表格等低价质的手工处理，对于资料借阅情况（如借阅天数、超过限定借阅资料时间的天数）的统计核实等往往采用借书证的人工检查进行，对借阅的借阅级别及极限、以及借阅天数等人工计算，手抄进行。设计信息处理工作量大、出错率高；由于数据繁多容易丢失，且不易查找。总的来说缺乏系统，规范的信息处理手段。尽管有的资料室有计算机，但是尚未用于信息管理，没有发挥它的效益，资料闲置比较突出，就是管理信息开发的基本环境。
设计处理手工操作，工作量大，出错率高，出错后不易更改。资料室采取手工方式对资料借阅情况进行人工管理，由于信息比较多，资料借阅信息管理比较混乱而复杂；一般借阅情况是记录在借阅证上，资料的数目和内容记录在文件中，资料室的工作人员和管理人员也只能当时它比较清楚，时间一长，如再有进行查询，就得重多资料翻阅，查找了造成查询费时，费力。如果对很长时间以前的资料进行更改就更加困难了。
基于此类问题，我认为有必要建立一个资料管理系统，使资料管理工作规范化，程序化，避免资料管理随意性，提高信息处理的速度和准确性，能够及时、准确、有效的查询和修改资料情况。

建立一个好的管理信息系统，必须要有一个好的管理基础。所谓好的管理基础，指的是合理的管理体制、完善的制度、科学的管理方法和准确的原始数据。与学校管理相比，我国的学校管理在这方面占有较大的优势。
应该看到，我国发展学校管理信息系统的时间还不长，设计开发的实际经验也很不足。要使管理信息系统在学校建立、使用，并从中获得巨大的效益，必须具备以下基本条件。
（1）领导重视、管理人员积极性高
管理信息系统的建立，需要学校提供资源、经费、人力和时间，要涉及管理体制、规章制度的变化、调整和大量数据的编码、表格形式协调等工作，这些学校管理的全局性问题必须在学校高层领导的重视和支持下才能获得解决。一般说来，校长的决心是研制学校管理信息系统的成败关键。
管理人员的积极性也是不容忽视的条件。 管理人员是管理信息系统的直接用户，它们的积极性和配合程度，关系到管理信息系统的使用效果和生命力。

（2）具备一定的资源条件
管理信息系统的资源主要包括计算机硬、软件设备，不间断电源（UPS）、空调等辅助设备和计算机房设施等，有条件的学校应尽量发掘和利用现有计算机设备。管理信息系统的费用可分为开发费用和运行费用，前者包括设备购置、人员工资、培训和开发过程中的一系列支出等，后者包括机器运行、维护和修理费，人员工资和水、电、纸张和软盘等日常开支。
要有足够的资金保证，才能顺利完成整个系统的开发工作。当然，资金的投入也可以在开发和运行过程中分阶段进行，在逐步取得阶段成果的基础上补充更多的资源。
（3）组织一个强有力的开发小组
管理信息系统的质量，在某种意义上直接取决于开发人员的水平和素质。开发小组的人数因系统规模大小而异，通常包括系统分析员、程序员、数据录入员和硬、软件维护人员。由于管理信息系统的开发通常是从逐个子系统分期分批进行的，同时，已开发完毕投入使用的系统仍需不断维护、改进和完善，因此这个开发小组应该在相当长的时期内存在。
在正式的立项之前必须进行可行性分析，而可行性分析主要是对现行系统进行充分的调查研究，细致了解现行系统的现状流程，以及存在的主要问题，在此基础上提出新的系统的逻辑模型。
详细的现状调查目的是为了弄清现行系统的基本功能及信息流程，为了新系统逻辑模型提供基础。它是建立新系统的前期工作，也是进行系统分析和设计的重要基础。因此要建立新的资料管理系统就必须对学校现行的信息管理系统进行全面、细致而充分的调查研究。采用主要的方式是在同学中进行交流和对现有的政策进行分析。
2.2系统的可行性分析
系统的可行性分析包括两个详细的部分：分析开发新的系统的必要性和可能性。必要性在前面系统初步调查中已经作了详细的分析，在这里就不再赘述；可能性主要包括经济可行性、技术可行性和运行可行性三个方面。
经济可行性研究是对组织的经济现状和投资能力进行分析，对系统建设运行和维护费用进行估算，对系统建成后可能取得的社会和经济效益进行估计。      
技术可行性要考虑现有的技术条件是否能够顺利完成开发工作，软硬件配置是否满足开发的需求等。资料管理系统用的是VF开发语言，调试相对简单，当前的计算机硬件配置也完全能满足开发的需求，因此在技术上是绝对可行的。软件方面：由于目前单机模式相对发展成熟，故软件的开发平台成熟可行。硬件方面：目前高性能的网络组件已经在我们学校广泛使用（服务器、集线器、通信介质、工作站等），它们速度快、容量大、可靠性能高、价格低，完全能满足系统的需求。
    运行可行性是对组织结构的影响，现有人员和机构、设施设施和环境对系统的适应性及人员培训补充计划的可行性。当前我们学校信息化技术已经相当普及，各类操作人员水平都有相当的高度，所以在运行上是可行性的。
2.3系统开发步骤
一般说来，管理信息系统的建立与应用可以划分成总体规划、系统开发和系统运行三个阶段，其中系统开发阶段还可进一步分为系统分析、系统设计和系统实施等工作环节。上述各个阶段排列成一个严格的线性开发序列，在每个工作阶段均产生完整的技术文档作为下一阶段工作的指导和依据，每一阶段都应对文档进行评审，确信该阶段工作已完成并达到要求后才能进入下一阶段，同时在以后的工作中不能轻易改变前面经过评审的成果。
    上述开发方式的主要优点是便于开发工作的组织和管理，并且可大大降低管理信息系统开发的复杂性。国内外许多系统开发的实例都证明这是一种行之有效的开发方式。
国外曾有人对一些软件项目开发各阶段的工作量进行了统计，结果表明，在开发过程中各工作阶段所占全部工作量的比重分别达到系统分析：系统设计：编程：模块调试：系统调试＝20%：15%：20%：25%：20%。由此可见，程序编写在开发工作中只占很小比例，而调试工作却占整个开发工作量的一半左右，因此“系统开发就是编程”的习惯说法显然是片面的。另据统计，在建立管理信息系统的三个阶段中，总体规划和系统开发阶段的工作量约占整个工作量的2/3，而运行、维护阶段要占1/3，这说明一个管理信息系统开发后，仍应十分重视它的维护工作，以便使系统不断完善并充分发挥其作用。

资料管理系统需要满足来自三个方面的需求．这三个方面分别是资料室工作人员，资料借阅和资料室管理人员．资料借阅者的需求是查询资料室所存的图书．个人借阅情况及个人信息的修改，资料室工作人员对图书资料借阅者的借阅及还资料要求进行操作，同时形成借或还报表给借阅者查看确认，资料室工作人员的功能最为复杂，包括对工作人员，资料借阅者，图书资料进行管理的维护及系统状态查看，维护并生成借还书报表．
图书借阅者可直接查看资料室资料情况，如果资料借阅者根据本人的编号和密码登录系统，还可以进行本人借书情况查看，和维护部分个个信息，一般情况下，资料借阅者只应该查询和维护本人的借书情况和个人信息，若查询和维护其他人的借阅情况和个人信息就要知道其他图书借阅者的姓名和密码，这些是很难做到的，特别是密码，所以不但满足了图书借阅者的要求，还保护了图书借阅者个人隐私．
资料室工作人员有修改资料借阅者和归还资料的权限，所以需对工作人员登基本模块更多考虑，在此模块中，资料室工作人员可以为图书借阅者加入借阅记录或归还记录．
资料室管理人员功能的信息量大，数据安全性和保密性要求最高，本功能实现对资料信息，借阅者信息，总体借阅情况信息的管理和统计，工作人员和管理人员信息查看和维护．资料室管理员可以浏览，查询，添加，删除，修改，统计资料的基本信息．浏览，查询，添加，删除和修改图书资料借阅者的基本信息，浏览和查询，统计图书资料室的借阅信息，但不能添加，删除和修改借阅信息，这部分功能应该由资料室工作人员完成．
设计不同用户的操作权限和登录方法．
对所有用户开放的资料查询．
借阅者维护借阅者个人信息．
借阅者查看个人借阅情况信息．
维护借阅者个人密码．
维护图书信息．
维护工作人员和管理人员信息．
维护借阅者信息．









目录

第一章 绪论----------------------------------------------------------------------------------3
第二章 系统分析----------------------------------------------------------------------------4
2.1系统的初步调查-------------------------------------------------------------------4
2.2系统的可行性分析----------------------------------------------------------------6
2.3系统开发步骤----------------------------------------------------------------------6
2.4对本系统的分析------------------------------------------------------------------6
第三章 系统设计----------------------------------------------------------------------------10
  3.1系统功能模块---------------------------------------------------------------------10
3.2 数据库设计------------------------------------------------------------------------11
3.3 用户界面设计---------------------------------------------------------------------16
第四章 系统编码与实现--------------------------------------------------------------------20
4.1 开发平台的选择-------------------------------------------------------------------20
4.2 开发工具的选择-------------------------------------------------------------------21
4.3 程序设计（部分逻辑及代码）-------------------------------------------------21
第五章 系统运行与维护-------------------------------------------------------------------51
5.1系统的配置-------------------------------------------------------------------------51
5.2系统的运行-------------------------------------------------------------------------52
5.3系统的维护-------------------------------------------------------------------------52
第六章  开发总结---------------------------------------------------------------------------53
附录：参考文献------------------------------------------------------------------------------54